In het kort
- Kaarten en postzegels voor 100 kaarten kosten samen zo’n €350 per jaar.
- De grootste kostenpost is tijd: bijna 23 uur, ofwel ongeveer €800 aan loonkosten.
- Alles bij elkaar kost een zelf verstuurde kaart al snel €11 tot €12.
In dit artikel
De zichtbare kosten: kaart, envelop en postzegelDe onzichtbare kosten: tijdDe optelsomEn de kaarten die je vergeet?Reken het zelf uitZelf doen of uitbesteden: naast elkaarHet eerlijke antwoordVeelgestelde vragenHonderd kaarten per jaar klinkt als weinig. Een paar verjaardagen per week, wat jubilea, kerst. Totdat iemand gaat bijhouden waar de tijd in gaat.
We rekenen het hieronder door voor een bedrijf dat 100 kaarten per jaar verstuurt naar medewerkers, klanten en relaties. Alle bedragen zijn exclusief btw. Postzegels zijn trouwens btw-vrij, dus daar valt niets terug te vragen. Onderaan staat een rekenhulp waarin je je eigen getallen invult.
De zichtbare kosten: kaart, envelop en postzegel
Dit is het deel waar iedereen aan denkt. We gaan uit van 85 kaarten binnen Nederland en 15 naar België of Duitsland. Dat is een normale verhouding voor een bedrijf in de grensregio.
| Post | Aantal | Prijs | Per jaar |
|---|---|---|---|
| Kaart en envelop (goede kwaliteit) | 100 | €2,00 | €200,00 |
| Postzegel Nederland, tot 20 gram | 85 | €1,40 | €119,00 |
| Postzegel België/Duitsland, tot 20 gram | 15 | €2,11 | €31,65 |
| Subtotaal | €350,65 |
Een mooie kaart in de winkel kost €3 tot €4, online in grotere aantallen ben je goedkoper uit. €2 is een redelijk midden.
De onzichtbare kosten: tijd
Hier wordt het interessant. Een kaart sturen kost niet alleen schrijftijd. Iemand moet de lijst bijhouden, kaarten inslaan, op tijd zien dat er iemand jarig is en de envelop naar de brievenbus brengen. Dat zijn allemaal kleine klussen, en kleine klussen tellen op.
| Taak | Hoe vaak | Uren per jaar |
|---|---|---|
| Lijst bijhouden: nieuwe mensen, vertrekkers, verhuizingen | 15 min per maand | 3,0 |
| Checken wie er binnenkort jarig is | 5 min per week | 4,3 |
| Kaarten kopen of bestellen, voorraad bijhouden | 6× per jaar, 30 min | 3,0 |
| Schrijven, adresseren en frankeren | 5 min per kaart | 8,3 |
| Naar de brievenbus | 25× per jaar, 10 min | 4,2 |
| Totaal | 22,8 uur |
We rekenen met €35 per uur. Dat is ongeveer wat een officemanager of HR-medewerker een werkgever kost, inclusief vakantiegeld en werkgeverslasten. Is het de directeur die de kaarten schrijft, dan ligt dat bedrag een stuk hoger.
22,8 uur × €35 = bijna €800 per jaar.
De optelsom
Zeventig procent van de kosten zit in tijd. Daar wordt bij ‘we doen het gewoon zelf’ bijna nooit aan gedacht, omdat die uren nergens op een factuur staan.
En de kaarten die je vergeet?
Die staan niet in de tabel, maar ze kosten wel iets. Een vergeten verjaardag van een medewerker die net een zwaar jaar achter de rug heeft, valt meer op dan de dertig kaarten die wel op tijd kwamen. Wie het zelf doet, vergeet er vroeg of laat een. Niet uit onwil, maar omdat het in een drukke week net even niet lukt.
Reken het zelf uit
Vul je eigen getallen in. De ‘overige uren’ zijn het bijhouden van de lijst, inkopen en het posten (in ons voorbeeld 14,5 uur). De berekening past zich direct aan.
Zelf doen
Via Attentiva
Bedragen excl. btw. Postzegels: €1,40 binnenland en €2,11 naar België en Duitsland (tarieven PostNL 2026, tot 20 gram). Attentiva: kleinste bundel die past, bij een jaarcontract.
Zelf doen of uitbesteden: naast elkaar
| Zelf doen | Attentiva (bundel Basis) | |
|---|---|---|
| Kosten per jaar, 100 kaarten | €1.150 | €828 |
| Per kaart | €11,50 | €8,28 bij 100 kaarten (€4,73 als je alle 175 kaarten gebruikt) |
| Uren per jaar | ± 23 uur | ± 1 uur (lijst aanleveren, wijzigingen doorgeven) |
| Ruimte in de bundel | – | nog 75 kaarten extra, tot 175 per jaar |
| Kaart naar België of Duitsland | €0,71 duurder | zelfde prijs |
| Hogere portotarieven | voor jouw rekening | voor onze rekening zolang je contract loopt |
| Te laat of vergeten | kan gebeuren | op tijd, of die maand is gratis |
Waarom €8,28 en niet de €4,73 van de prijspagina? Je betaalt voor een bundel, niet per kaart. Bundel Basis kost €828 per jaar en daar passen 175 kaarten in. Gebruik je ze allemaal, dan is dat €4,73 per kaart. Stuur je er 100, dan deel je hetzelfde bedrag door 100. De ruimte voor nog 75 kaarten (welkomstkaarten, beterschap, een acquisitieactie) zit er gewoon bij.
Stuur je rond de 75 kaarten per jaar, dan past bundel Klein: €35 per maand, €420 per jaar. Gaat het alleen om kerst, dan is ons kerstpakket voordeliger: €3,50 tot €4,25 per kaart, alles inbegrepen, zonder abonnement.
Het eerlijke antwoord
Tel je je eigen tijd niet mee, dan is zelf doen goedkoper: €350 tegen €828. Dat zeggen we er gewoon bij. Maar die tijd bestaat wel. Iemand in je bedrijf besteedt drie werkdagen per jaar aan iets wat geen kernwerk is, en dat in losse stukjes van vijf minuten die steeds net op het verkeerde moment komen.
Zelf doen blijft de beste keuze als je minder dan zo’n twintig kaarten per jaar stuurt, of als de directeur elke kaart met de hand wil schrijven omdat dat het hele punt is. Daarboven wint uitbesteden het bijna altijd, zodra je de uren meetelt.
Wil je weten hoe de postzegelprijs zich ontwikkelt? Lees wat een postzegel kost in 2026.
Veelgestelde vragen
Wat kost het om een kaart te versturen in 2026?
Binnen Nederland kost een postzegel tot 20 gram €1,40, naar België of Duitsland €2,11. Met een kaart en envelop erbij kom je op €3 tot €4 per kaart, zonder je tijd mee te rekenen.
Hoeveel tijd kost het om verjaardagskaarten voor personeel te versturen?
Reken op ongeveer 5 minuten per kaart voor schrijven, adresseren en frankeren, plus 10 tot 15 uur per jaar voor het bijhouden van de lijst, inkopen en posten. Voor 100 kaarten is dat ruim 20 uur.
Zit er btw op postzegels?
Nee. Postzegels van PostNL zijn vrijgesteld van btw. Op kaarten, enveloppen en een kaartenservice zit wel btw, en die kun je als ondernemer meestal terugvragen.
Vanaf hoeveel kaarten loont uitbesteden?
Als je de uren meetelt, meestal vanaf zo’n twintig tot dertig kaarten per jaar. Bij minder kaarten is zelf doen vaak prima, zeker als je ze met de hand wilt schrijven.