In het kort
- Nieuwe medewerker: zorg dat de kaart thuis ligt vóór de eerste werkdag, niet erna.
- Nieuwe klant: stuur de kaart binnen een week na de handtekening, vóór de eerste factuur.
- Laat de leidinggevende of het team tekenen, niet ‘HR’.
In dit artikel
Het moment dat iedereen vergeetWat schrijf je op een welkomstkaart voor een nieuwe collega?En voor een nieuwe klant?Wie tekent de kaart?Kaart, cadeau of allebei?Maak er een vast proces vanVeelgestelde vragenTussen het tekenen van een contract en de eerste werkdag zit vaak een maand of langer. In die periode hoort een nieuwe medewerker meestal niets, op een mailtje over zijn laptop na. Juist dan valt een kaart op.
Bij nieuwe klanten werkt het net zo. In de eerste weken besluit iemand of hij een goede keuze heeft gemaakt, en een kaart op de mat helpt daar meer bij dan een automatische welkomstmail.
Het moment dat iedereen vergeet
HR-mensen noemen het preboarding: de periode tussen ‘ja’ en de eerste dag. Iemand heeft zijn oude baan opgezegd, vertelt vrienden over de nieuwe, en twijfelt op een zondagavond misschien even. Een kaart is het simpelste wat je in die periode kunt doen.
- Dag 0Contract getekendGeef het huisadres en de startdatum door aan wie de kaart verstuurt.
- Week 1Kaart versturenNiet te vroeg: hij moet nog vers zijn als de eerste dag eraan komt.
- Week voor startKaart ligt op de matHet moment waarop iemand denkt: ze hebben zin in me.
- Dag 1Eerste werkdagWerkplek klaar, buddy geregeld, en niemand die vraagt ‘wie ben jij ook alweer?’
- Maand 3Optioneel: tweede kaartProeftijd voorbij of eerste project af. Een korte kaart: ‘fijn dat je er bent’.
Wat schrijf je op een welkomstkaart voor een nieuwe collega?
Houd het kort en concreet. Noem de startdatum, laat merken dat het team zin heeft, en haal de spanning weg. Op de plekken met [haakjes] vul je je eigen details in.
Welkom bij [bedrijf]! We kijken ernaar uit om op [datum] met je te beginnen. Tot dan, en neem vooral je goede humeur mee.
Fijn dat je voor ons hebt gekozen. Het team heeft er zin in. Maandag staat de koffie klaar.
Welkom aan boord! Je eerste week staat al gepland, maar het belangrijkste: vraag alles wat je wilt weten. Niemand verwacht dat je het meteen weet.
Nog even en dan is het zover. We zijn blij dat je komt en hopen dat je je snel thuis voelt.
Namens het hele team: welkom! Vanaf [datum] ben je een van ons. Tot snel.
Welkom! Je laptop is onderweg, deze kaart was sneller. Tot maandag bij de online kennismaking.
Welkom bij het team! We hopen dat je hier veel leert. Wij vast ook iets van jou.
En voor een nieuwe klant?
Een nieuwe klant heeft net ‘ja’ gezegd en wacht nu af of je je belofte waarmaakt. De kaart bevestigt die keuze. Geen verkooppraatje, geen extra aanbod: alleen welkom en een naam die hij kan bellen.
Welkom als klant! Dank voor je vertrouwen. Heb je vragen, bel dan gerust: je hebt mijn nummer.
Fijn dat we gaan samenwerken. We gaan er alles aan doen om je keuze waar te maken.
Welkom bij [bedrijf]. De eerste stap is gezet, nu is het aan ons. Twijfel je ergens over, laat het ons dan meteen weten.
Dank voor je vertrouwen. Vanaf nu ben ik je vaste aanspreekpunt. Tot snel!
Welkom! We hebben er zin in. Op naar een mooie samenwerking.
Een nieuwe klant is voor ons nooit gewoon. Bedankt dat je voor ons hebt gekozen.
Hartelijk welkom als klant van [bedrijf]. Wij danken u voor uw vertrouwen en zien uit naar een prettige samenwerking.
Wie tekent de kaart?
Een kaart ‘namens HR’ is beter dan niets, maar niet veel. Voor een nieuwe collega werkt de naam van de leidinggevende het best, of een paar handtekeningen van het team. Voor een nieuwe klant tekent de accountmanager of de persoon met wie de klant het meeste contact zal hebben.
Zet er een telefoonnummer of een voornaam bij die de ontvanger echt kan gebruiken. ‘Bel gerust, Sandra’ werkt beter dan ‘voor vragen kunt u contact opnemen met onze klantenservice’.
Kaart, cadeau of allebei?
Een kaart is genoeg. Een klein cadeau erbij mag, zoals een koffiebon of iets met het logo dat iemand echt gebruikt, maar het hoeft niet. Het gaat om het moment, niet om de waarde. Een duur welkomstpakket dat drie weken na de start komt, maakt minder indruk dan een kaart die er ligt vóór dag één.
Maak er een vast proces van
Welkomstkaarten mislukken zelden op goede wil. Ze mislukken op de week waarin drie mensen tegelijk beginnen en niemand eraan denkt. De oplossing is een vaste stap in je proces:
Bij Attentiva stuur je ons het adres en de startdatum, dan zorgen wij dat de kaart op tijd op de mat ligt. Welkomstkaarten vallen gewoon binnen je zakelijke bundel, net als verjaardagen en jubilea.
Werkt de nieuwe collega vooral thuis? Lees dan ook hoe je thuiswerkers laat voelen dat ze erbij horen.
Veelgestelde vragen
Wanneer stuur je een welkomstkaart naar een nieuwe medewerker?
Zorg dat de kaart in de week vóór de eerste werkdag bij de nieuwe medewerker thuis ligt. Verstuur hem dus zo’n twee weken voor de startdatum.
Wat schrijf je op een welkomstkaart voor een nieuwe collega?
Noem de startdatum, laat merken dat het team zin heeft en haal de spanning weg. Bijvoorbeeld: ‘Welkom! We kijken ernaar uit om op 1 maart met je te beginnen. Vraag vooral alles wat je wilt weten.’
Stuur je een nieuwe klant een welkomstkaart?
Ja, het liefst binnen een week na de handtekening en vóór de eerste factuur. Houd het bij een bedankje en een naam die de klant kan bellen.
Is een welkomstkaart onderdeel van onboarding?
Het hoort bij preboarding, de periode tussen het tekenen van het contract en de eerste werkdag. Daar gebeurt bij de meeste bedrijven niets, en dat maakt een kaart op dat moment zo effectief.